A secretária de um departamento na prefeitura de Campo Alegre (AL) é responsável por gerenciar a agenda do prefeito e organizar suas reuniões. Recentemente, surgiram conflitos de horário e a necessidade de reagendar compromissos importantes devido à falta de um controle centralizado e eficiente. Para otimizar o trabalho e evitar futuros transtornos, qual das seguintes práticas é fundamental para o controle e organização de agendas e reuniões?