Um servidor público recém-contratado em um município do interior de Alagoas recebeu a tarefa de elaborar um comunicado interno para todos os departamentos sobre a nova política de gestão de documentos. Ele tem dúvidas sobre qual linguagem e estrutura adotar para garantir que a mensagem seja clara, objetiva e formal. Considerando os princípios da redação oficial, assinale a alternativa que apresenta a orientação mais adequada para o servidor.