Questões de Concurso

A gestão de documentos em um órgão público de Montenegro (RS) tem sido um desafio, com papéis acumulados sem organização e dificuldade em localizar informações essenciais para a tomada de decisão. O responsável pelo setor administrativo precisa implementar um sistema de arquivamento eficiente para garantir a preservação e o acesso rápido aos documentos.

(a)

Adotar um sistema de arquivamento por ordem alfabética rigorosa para todos os documentos, independentemente de sua natureza ou assunto, para simplificar a busca.

(b)

Implementar a digitalização de todos os documentos sem a criação de um índice ou sistema de metadados, confiando na ferramenta de busca por palavras-chave dos softwares genéricos.

(c)

Utilizar um método de arquivamento por assunto, criando pastas específicas para cada tipo de demanda e documento, e estabelecer uma Tabela de Temporalidade para definir prazos de guarda e destinação.

(d)

Descartar todos os documentos com mais de cinco anos de existência, independentemente de sua importância histórica ou legal, para otimizar o espaço físico.

(e)

Organizar os documentos em caixas plásticas empilhadas em um depósito sem controle de acesso ou condições ambientais adequadas, priorizando apenas a liberação de espaço nas mesas de trabalho.