Um servidor público, ao organizar a documentação digital de um processo administrativo, depara-se com diversos arquivos em formatos variados. Ele precisa garantir que o conteúdo seja acessível a longo prazo e que possa ser facilmente compartilhado com outros órgãos, mesmo que estes utilizem sistemas diferentes. Para tanto, ele busca o formato mais adequado que preserve a integridade e a formatação original do documento, além de ser amplamente compatível.