Um servidor público municipal, ao organizar a documentação digital referente a processos administrativos na prefeitura de São Pedro da Serra, deparou-se com a necessidade de criar uma estrutura de pastas eficiente no Windows 11 para categorizar os arquivos. Ele precisa garantir que a organização seja lógica e que os arquivos possam ser facilmente localizados e manipulados posteriormente. Considerando as boas práticas de gerenciamento de arquivos e pastas em sistemas operacionais modernos, qual das seguintes abordagens seria a mais adequada para a criação dessa estrutura?