O servidor público municipal de Aral Moreira, ao lidar com a documentação referente a processos de licitação, precisa organizar os registros de forma a garantir o acesso futuro e a rastreabilidade das informações. Considerando os conceitos fundamentais da arquivologia e a gestão documental, assinale a alternativa que descreve a etapa inicial e crucial para a organização desses arquivos.