Um servidor público recém-admitido em um órgão municipal precisa redigir um ofício para solicitar informações a outra secretaria. Ele tem dúvidas sobre a estrutura e a linguagem adequadas para garantir que o documento seja formal, claro e eficaz. Considerando as normas de redação oficial, qual das alternativas abaixo descreve corretamente a abordagem a ser utilizada na elaboração de um ofício?