O setor de Protocolo e Arquivo de uma prefeitura está sobrecarregado com o volume de documentos físicos e a dificuldade em localizar informações. A gestão atual não possui um sistema padronizado para a organização, guarda e conservação dos documentos, o que compromete a eficiência e a segurança das informações. Diante disso, a administração decidiu implementar um plano de ação para modernizar a gestão documental, com foco na preservação e no acesso seguro. Qual medida é fundamental para garantir a correta organização e conservação dos documentos físicos e digitais, conforme os princípios da arquivística?