Questões de Concurso

A Prefeitura de Limeira, visando aprimorar a eficiência na tramitação de documentos e a comunicação entre suas secretarias, decidiu implementar um novo sistema de gestão eletrônica. O Secretário de Administração, Sr. João Silva, solicitou ao setor de organização e métodos a elaboração de um plano que detalhe as etapas e os responsáveis por cada fase do processo de aprovação de projetos de obras municipais, desde a solicitação inicial até a publicação no Diário Oficial. O objetivo é reduzir o tempo de resposta e evitar a perda de informações.

(a)

A elaboração de um fluxograma detalhado, identificando cada atividade, decisão, documento de entrada e saída, e os setores responsáveis, é a ferramenta mais adequada para visualizar e otimizar o fluxo de trabalho proposto, permitindo a identificação de gargalos e a padronização das rotinas.

(b)

A criação de um organograma funcional, que descreva as atribuições de cada servidor envolvido no processo, seria suficiente para organizar a aprovação de projetos, pois estabelece claramente a hierarquia e as responsabilidades individuais.

(c)

A simples digitalização de todos os documentos físicos e o envio por e-mail entre as secretarias garantirão a otimização do fluxo, pois eliminam a necessidade de papel e agilizam a comunicação direta.

(d)

A elaboração de um quadro comparativo de tempos de tramitação por secretaria, sem um detalhamento das etapas, permitirá a identificação de problemas, focando apenas nos prazos e não nos procedimentos internos.

(e)

Um memorando geral informando sobre a nova política de agilidade e a responsabilidade de cada secretário em cumprir prazos fictícios será o suficiente para otimizar o processo de aprovação de projetos.