A servidora Ana, lotada no setor de protocolo da Prefeitura de Limeira, recebeu um ofício do Ministério da Educação com informações sobre um novo programa de capacitação para gestores públicos. Ao registrar o documento, Ana precisa garantir que todas as informações essenciais sejam anotadas para facilitar sua posterior localização e acompanhamento. Qual dos procedimentos abaixo é fundamental para o correto registro de um documento em um protocolo?