Questões de Concurso

A Secretaria de Finanças de Caxambu (MG) necessita organizar o grande volume de documentos fiscais e relatórios gerados mensalmente. O objetivo é garantir que a informação esteja acessível para auditorias, consultas futuras e para a elaboração de balancetes, mas também otimizar o espaço físico e o tempo dos servidores na localização de cada documento. A escolha de um método de acesso e organização adequado é fundamental.

(a)

Adotar um sistema de arquivamento puramente cronológico, onde todos os documentos são empilhados por data de recebimento, sem indexação ou categorização específica, confiando na memória dos servidores para encontrar os papéis.

(b)

Implementar um método de organização que combine a classificação por assunto (tipo de documento) e, dentro de cada assunto, a ordenação cronológica, utilizando um sistema de indexação por palavras-chave e um índice remissivo para facilitar a localização rápida e precisa dos documentos.

(c)

Utilizar um sistema de acesso aleatório, onde os documentos são armazenados em locais predeterminados sem uma lógica aparente, exigindo que o servidor saiba exatamente a posição física do documento para recuperá-lo.

(d)

Digitalizar todos os documentos sem qualquer organização prévia ou metadados, armazenando-os em uma única pasta genérica no servidor, dificultando a busca por informações específicas.

(e)

Adotar um sistema de arquivamento por ordem alfabética de nomes de servidores, independentemente do tipo de documento ou data, para facilitar a identificação de responsabilidades individuais.