Uma munícipe procura a Câmara Municipal de São Francisco do Sul (SC) para solicitar cópias de documentos referentes a um antigo loteamento em sua vizinhança. A servidora da recepção, ao verificar o sistema, informa que a documentação solicitada não se encontra disponível naquele setor e que não é possível providenciar cópias. A munícipe demonstra frustração. Assinale a alternativa que indica a melhor forma de o servidor conduzir essa situação, visando um atendimento eficaz e a manutenção de uma imagem positiva da instituição.