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Com vistas ao atendimento das características dos documentos oficiais, recomenda-se que os textos dos documentos sejam escritos em linguagem clara, concisa e objetiva, preferencialmente em terceira pessoa do singular ou em primeira pessoa do plural, primando-se pela sistematicidade desse emprego, de modo que não haja verbos conjugados em mais de uma pessoa ou com interferência da individualidade do elaborador.