As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Dessa maneira devem-se evitar jargões técnicos limitados a grupos específicos. Daí a importância da comunicação informal.

Comunicações oficiais não podem permitir uma única interpretação, visto que são empregadas para diferentes grupos sociais.

A publicidade e impessoalidade são princípios fundamentais de toda a administração pública devendo nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

A padronização deve ser empregada com a finalidade de combater o uso de gírias e empobrecimento da língua oficial.

As comunicações oficiais são fechadas com o termo ‘Atenciosamente’ para todos os casos, de maneira a facilitar a padronização.