Os dois, quanto à sua diagramação, podem ser impressos em ambas as faces do papel, incluindo-se seus anexos.

Ambos possuem como fecho o termo Atenciosamente, conforme ocorre em todas as comunicações oficiais — excetuando-se as dirigidas às autoridades superiores, nas quais se emprega Respeitosamente — e apresentam a assinatura do signatário com o respectivo cargo, o que se exclui nas comunicações assinadas pelo Presidente da República.

O I, do ponto de vista formal, segue o modelo do padrão ofício, mas, ao contrário do II, é uma forma de comunicação eminentemente interna.

O I, no que se refere à sua tramitação por qualquer órgão, caracteriza-se pela rapidez e pela simplicidade quanto aos procedimentos burocráticos, razão pela qual os seus despachos devem ser dados no próprio documento e, caso falte espaço, isso será feito em uma folha de continuação, o mesmo não se podendo afirmar quanto ao II.

O II é usado para a comunicação entre os diferentes órgãos públicos e entre os particulares, enquanto o I é uma modalidade de comunicação entre unidades do mesmo órgão que devem ser, invariavelmente, do mesmo nível hieráquico.