Em tais documentos, no campo assunto, deve-se apresentar detalhadamente o assunto que motiva a comunicação; no caso de haver mais de uma ideia a ser exposta, cada sentença deve ser separada da outra por ponto final.

Em se tratando de memorando ou de aviso, devem ser incluídos, no campo destinatário, o nome, o cargo e o endereço da pessoa a quem se direciona a comunicação oficial.

No ofício, o alinhamento do vocativo coincide com o do endereço do signatário.

A mensagem, o ofício e o memorando adotam a mesma diagramação, diferenciando-se apenas porque, no memorando, a data e o local de expedição do documento se encontram alinhados à direita, no início do documento.

Tipo e número do expediente seguidos da sigla do órgão expedidor, assunto, texto, destinatário, assinatura e identificação do signatário são elementos comuns às correspondências que seguem o padrão ofício.