A diagramação do texto não é um fator essencial para a padronização dos textos oficiais, pois o mais importante é a padronização da linguagem.

A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, possibilitando a imediata compreensão por parte do leitor.

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, há um consenso de que o padrão culto da língua, o qual deve ser utilizado na redação oficial, é aquele em que se emprega um vocabulário específico da área da adminstração pública.

Em determinadas situações, é permitida a ininteligibilidade de um texto oficial em favor de uma maior impessoalidade e de um uso mais acurado do padrão culto da linguagem.

As comunicações oficiais não são uniformes, pois há diversos comunicadores e diversos receptores dessas comunicações.