Compete ao secretário escolar elaborar pareceres pedagógicos sobre casos de classificação, reclassificação e adaptação curricular, fundamentando tecnicamente as decisões do conselho de classe.

O secretário escolar atua como substituto legal automático do diretor escolar em suas ausências e impedimentos, assumindo plenamente as atribuições de gestão pedagógica e representação institucional.

O secretário escolar pode realizar alterações em registros escolares mediante solicitação fundamentada de professores ou gestores, dispensando-se formalização processual em situações de comprovado erro material.

O secretário escolar responde legalmente pela autenticidade e guarda dos documentos escolares, devendo observar sigilo profissional, ética administrativa e procedimentos técnicos estabelecidos na legislação educacional e normas do sistema de ensino.

A responsabilidade civil por erros documentais na expedição de históricos ou certificados escolares é compartilhada entre secretário escolar e direção, excluindo-se responsabilização individual quando há autorização superior.