Cada servidor pode adotar método individual de arquivamento conforme suas preferências organizacionais, desde que mantenha registro de localização dos documentos.

Os documentos escolares devem manter vínculo entre si conforme a função administrativa e o contexto de sua produção, refletindo a estrutura organizacional e as atividades da instituição.

O arquivamento deve priorizar a ordem cronológica de produção documental, independentemente da função administrativa ou setor de origem do documento.

O descarte de documentos pode ser efetivado após cumprimento do prazo de guarda estabelecido, mediante registro em livro próprio e autorização verbal da direção escolar.

A organização alfabética simples constitui método arquivístico suficiente para secretarias escolares, desde que acompanhada de índice remissivo atualizado semestralmente.