O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso intermediário e permanente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos (ordenação), quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos), mostrando a relação orgânica existente entre eles.

A tarefa de classificar documentos exige do técnico o conhecimento não só da administração a que serve, mas também das necessidades de uso dos documentos a serem classificados, porque eles serão procurados em função desse uso por parte de quem os gerou.

A classificação é usada com o objetivo de reunir os documentos que tratam de vários assuntos, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

A classificação é a atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, e esta não inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Dessa forma, a classificação deve, preferencialmente, ser implementada quando da realização das atividades de recebimento e registro.