Durante uma sessão ordinária na Câmara Municipal, um cidadão comparece à tribuna para apresentar uma demanda da comunidade local. O presidente da casa legislativa, buscando garantir um diálogo efetivo e respeitoso, orienta os servidores sobre como proceder para acolher o munícipe e registrar sua solicitação. A forma como essa interação ocorre é crucial para a imagem da instituição. Assinale a alternativa que descreve a melhor prática de atendimento ao público e comunicação institucional neste contexto.