Uma equipe de projeto em uma prefeitura do Maranhão está trabalhando na implementação de um novo sistema de gestão de documentos. A comunicação entre os membros está fragmentada, com informações importantes sendo perdidas ou mal interpretadas, o que atrasa o cronograma. O líder do projeto decide intervir para melhorar o fluxo de comunicação. Qual das seguintes ações seria mais eficaz para garantir que a comunicação seja clara e eficiente?