Um servidor público recém-contratado em Alagoa (MG) recebeu a tarefa de redigir um comunicado oficial para todos os departamentos informando sobre uma nova política de gestão de documentos. Ele tem dúvidas sobre qual formato utilizar para garantir que a mensagem seja clara, formal e atinja todos os destinatários de maneira eficiente. Considerando as práticas de comunicação administrativa, assinale a alternativa que descreve o tipo de correspondência mais adequado para essa situação.