Um servidor público, ao redigir um documento oficial para solicitar informações a outro órgão, precisa garantir que a comunicação seja clara, concisa e impessoal. Ele deve evitar o uso de linguagem coloquial e garantir que a mensagem seja centrada no interesse público e na função do cargo, e não em sua opinião pessoal. Além disso, a estrutura do texto deve seguir uma sequência lógica, apresentando o contexto, o pedido e os encaminhamentos de forma organizada.