Um servidor público, ao redigir um documento oficial destinado a outro órgão, precisa garantir que a comunicação seja clara, concisa e formal. Ele tem dúvidas sobre qual modalidade de comunicação interna é mais adequada para solicitar informações sobre um processo em andamento, sem que seja necessário um caráter de urgência ou comunicação a múltiplos destinatários simultaneamente. A comunicação deve ser ágil, mas manter a formalidade exigida pelo órgão.