Um servidor público recém-contratado em uma prefeitura municipal recebeu a tarefa de organizar os documentos digitais da sua secretaria. Ele precisa criar uma estrutura lógica para armazenar relatórios, ofícios e planilhas de controle. Para isso, ele decide utilizar recursos do sistema operacional para gerenciar esses arquivos. Considerando as boas práticas de organização digital, assinale a alternativa que apresenta a melhor abordagem para essa tarefa.