Ao organizar um grande acervo digital de documentos históricos, um arquivista precisa garantir que cada item seja facilmente localizável e compreensível para futuras consultas. Ele adiciona informações descritivas como título, autor, data de criação, palavras-chave e um breve resumo do conteúdo a cada documento digital. Essas informações adicionais não fazem parte do conteúdo original do documento, mas servem para descrevê-lo e contextualizá-lo.