Uma assessoria parlamentar utiliza o serviço de e-mail do Google para a comunicação oficial e o acompanhamento de demandas. Ao receber um documento importante de outra instituição, o servidor precisa salvá-lo para referência futura. Ele sabe que o Gmail oferece diversas funcionalidades para gerenciar e organizar seus e-mails e anexos, facilitando o acesso à informação.