Um servidor público recém-admitido em um órgão municipal de Três Corações (MG) recebeu a tarefa de organizar a documentação referente a um projeto de infraestrutura concluído. Ele precisa garantir que os documentos sejam classificados, armazenados e acessados de forma eficiente, seguindo as melhores práticas de arquivamento. Considerando a importância da gestão documental para a transparência e a memória institucional, qual o procedimento mais adequado para a organização desses arquivos?