Um servidor público da área da saúde está organizando um fluxo de trabalho que envolve o envio de relatórios mensais para diferentes departamentos. Ele precisa garantir que a comunicação seja eficiente e que os arquivos sejam enviados de forma segura e organizada. Considerando as funcionalidades e boas práticas de uso do correio eletrônico, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada para essa situação.