Um servidor público municipal, lotado na prefeitura de Franca (SP), é responsável por gerenciar a agenda de compromissos de um secretário. Ele precisa organizar reuniões, audiências e demais eventos, garantindo que não haja conflitos de horários e que todos os participantes sejam devidamente informados. Considerando a importância da organização e da pontualidade nessas tarefas, assinale a alternativa que descreve corretamente uma prática essencial para o bom gerenciamento de agendas.