O setor de patrimônio da Prefeitura de Franca identificou a necessidade de realizar um inventário completo dos bens móveis e imóveis do órgão. O objetivo é atualizar o registro, verificar a existência física dos itens e identificar possíveis perdas ou desvios. Um servidor foi designado para coordenar essa atividade. Assinale a alternativa que descreve uma etapa essencial do controle patrimonial básico nesse contexto.