Um servidor público recém-empossado na Câmara Municipal de Vargem Alegre foi designado para atuar no setor de protocolo. Durante o exercício de suas funções, ele se deparou com a necessidade de orientar um cidadão sobre como protocolar um requerimento. Considerando a importância da comunicação clara e eficiente na relação entre o órgão público e o cidadão, assinale a alternativa que apresenta a melhor abordagem para esse servidor.