Questões de Concurso

Um órgão público federal está implementando um novo sistema de gestão de documentos para otimizar o fluxo de informações e garantir a preservação da memória institucional. A equipe responsável pela organização dos arquivos precisa estabelecer procedimentos claros para o recebimento, registro, tramitação, arquivamento e preservação dos documentos físicos e digitais, seguindo as melhores práticas da arquivologia e do protocolo.

(a)

O protocolo é um sistema de controle de documentos que se limita ao recebimento e registro, não abrangendo a distribuição e tramitação interna dos documentos, que são de responsabilidade exclusiva de cada setor.

(b)

A digitalização de documentos deve ser realizada sem critério, priorizando apenas os documentos mais recentes, e os arquivos físicos podem ser descartados imediatamente após a digitalização, sem necessidade de avaliação de sua temporalidade.

(c)

O método de arquivamento por assunto é o mais indicado para todos os tipos de arquivos, pois permite uma recuperação rápida e eficiente de qualquer documento, independentemente de sua natureza ou volume.

(d)

A organização de documentos envolve o protocolo (recebimento, registro, distribuição e tramitação), a definição de tipos de arquivos, a aplicação de métodos de arquivamento adequados, a preservação e a gestão de documentos digitais, visando garantir o acesso, a rastreabilidade e a memória institucional.

(e)

A preservação de documentos é desnecessária em arquivos digitais, pois a tecnologia garante a sua integridade e acesso permanente, não sendo preciso qualquer cuidado adicional.