A Câmara Municipal de uma cidade de médio porte está organizando um novo sistema de gestão documental para otimizar o recebimento, tramitação e arquivamento de todos os documentos físicos e digitais produzidos e recebidos pelo órgão. O objetivo é garantir a eficiência, a segurança da informação e a rastreabilidade dos processos. Diante desse cenário, assinale a alternativa que descreve corretamente um dos princípios fundamentais da gestão documental.