Um servidor público recém-contratado em um departamento administrativo precisa organizar eficientemente os documentos digitais gerados em suas atividades diárias. Ele tem acesso a diversas pastas e arquivos em seu computador e na rede compartilhada, mas sente dificuldade em localizar informações rapidamente. Considerando as boas práticas de organização de arquivos e pastas em um ambiente de trabalho digital, qual a estratégia mais recomendada?