Questões de Concurso

A prefeitura de uma cidade está reorganizando seus arquivos e precisa definir um fluxo de trabalho eficiente para a gestão tanto dos documentos físicos quanto dos digitais. O objetivo é garantir a organização, a segurança, a recuperação rápida das informações e a conformidade com as normas legais de arquivamento.

(a)

Documentos físicos devem ser armazenados em locais de fácil acesso, sem necessidade de controle de acesso, enquanto os digitais podem ser salvos em qualquer dispositivo pessoal do servidor.

(b)

A gestão documental deve priorizar a eliminação rápida de todos os documentos após seu uso, independentemente de sua importância histórica ou legal, para otimizar o espaço.

(c)

É essencial estabelecer um plano de classificação e avaliação documental, definir prazos de guarda, procedimentos para descarte ou recolhimento, e implementar sistemas de controle e segurança adequados para ambos os formatos.

(d)

A digitalização de documentos físicos é suficiente para garantir sua validade legal, dispensando a necessidade de manter os originais físicos por tempo indeterminado.

(e)

A responsabilidade pela gestão de documentos é exclusiva do setor de informática, que deve garantir a segurança e o acesso a todos os arquivos.