Durante a organização de uma grande quantidade de documentos públicos de uma repartição municipal, o arquivista precisa definir a classificação e o armazenamento adequado. Ele deseja garantir que os documentos sejam acessíveis para consultas futuras, preservados de deterioração e classificados de acordo com sua importância. Nesse contexto, qual é o conceito fundamental que orienta a correta gestão e organização desses documentos?