Um servidor público municipal, recém-contratado para atuar no setor de protocolo da prefeitura, recebeu a tarefa de organizar a correspondência recebida e expedida. Ele precisa entender os procedimentos corretos para garantir a eficiência e a segurança da informação. Considerando as rotinas administrativas essenciais para a gestão documental, assinale a alternativa que descreve corretamente uma das etapas fundamentais desse processo.