A prefeitura de uma cidade do interior paulista está implementando um novo sistema de gestão de documentos eletrônicos com o objetivo de modernizar seus processos internos e melhorar o acesso à informação para cidadãos e servidores. Para que essa transição seja bem-sucedida, é crucial que os dados sejam tratados com o máximo de segurança e privacidade. Nesse contexto, qual das seguintes práticas é fundamental para o tratamento adequado de dados de cidadãos e servidores?