Um órgão público federal, ao organizar seus documentos, identificou a necessidade de classificar os arquivos de acordo com sua relevância e tempo de guarda. Um dos documentos produzidos é um relatório anual de atividades, que é consultado frequentemente pela administração, mas que, após 5 anos, raramente é acessado, embora ainda possua valor administrativo e legal. Após esse período, ele é transferido para um local de armazenamento secundário, onde permanece por mais 10 anos antes de sua destinação final.