Um servidor do departamento de Recursos Humanos da Prefeitura de São Miguel do Oeste (SC) necessita enviar um comunicado oficial sobre a abertura de um novo concurso público para todos os servidores lotados nas diferentes secretarias. Para garantir a comunicação oficial, segura e rastreável, ele decide utilizar o correio eletrônico institucional. Assinale a alternativa que descreve a utilização correta do e-mail institucional neste contexto.