Durante a organização de um arquivo setorial em uma Câmara Municipal, um servidor percebe que diversos documentos de uso frequente estão armazenados em pastas de difícil acesso, o que prejudica a agilidade do trabalho. Além disso, alguns equipamentos de proteção individual (EPIs) necessários para o manuseio de certos documentos históricos estão vencidos. Diante desse cenário, qual medida é essencial para otimizar a rotina administrativa e garantir a segurança?