Em uma prefeitura, o setor responsável pelo expediente funcional precisa manter registros atualizados de todos os atos administrativos relacionados aos servidores públicos, incluindo nomeações, exonerações e promoções. Recentemente, houve uma mudança na legislação que exige maior controle e transparência nesses registros. Nesse contexto, qual das ações abaixo é a mais adequada para garantir a organização e a segurança dessas informações?