Uma prefeitura está reestruturando seu arquivo municipal, visando otimizar o acesso à informação e garantir a preservação da memória institucional. O chefe do setor de documentação precisa orientar a equipe sobre os procedimentos corretos de recebimento, registro e tramitação de documentos. Diante disso, qual das alternativas abaixo descreve adequadamente um dos processos essenciais no âmbito do protocolo arquivístico?