A Secretaria de Finanças de Itajaí (SC) precisa comunicar aos contribuintes sobre a atualização das alíquotas de impostos municipais. Para garantir que a mensagem chegue a todos de forma eficiente e que haja um registro das comunicações, a equipe decidiu utilizar o correio eletrônico. É fundamental que a comunicação seja profissional, clara e evite problemas como o envio para destinatários errados ou a falta de organização. Qual das seguintes práticas é essencial para o uso profissional e seguro do correio eletrônico em um órgão público?