A servidora pública Joana trabalha no setor de atendimento ao cidadão da Prefeitura de Itajaí e, ao interagir com um munícipe que busca informações sobre a emissão de um alvará de construção, percebe que ele está visivelmente frustrado com a demora no atendimento de uma solicitação anterior. Joana, com o objetivo de reverter a percepção negativa e garantir uma experiência positiva, adota uma postura proativa. Considerando os princípios de atendimento ao público, qual das seguintes ações de Joana demonstra maior alinhamento com as melhores práticas?