Questões de Concurso

Um servidor da Câmara Municipal é encarregado de organizar o arquivo de documentos físicos do setor de recursos humanos. Ele precisa criar um sistema que permita a fácil localização de prontuários de servidores ativos e inativos, contratos, folhas de pagamento e outros documentos relacionados. A meta é garantir a segurança, a preservação e o acesso rápido às informações quando necessário.

(a)

Os documentos podem ser armazenados de forma aleatória em caixas, desde que sejam mantidos em uma sala fechada, pois a localização será feita por busca visual.

(b)

É recomendável misturar documentos de servidores ativos e inativos na mesma caixa para otimizar o espaço, e a identificação das caixas pode ser feita com etiquetas genéricas.

(c)

O servidor deve classificar os documentos por tipo (contratos, folhas de pagamento) e por período (ano), utilizando um sistema de indexação claro e um método de arquivamento que garanta a ordem cronológica e temática, além de definir um local seguro e de acesso restrito para os documentos mais sensíveis.

(d)

A melhor forma de organizar o arquivo é digitalizar todos os documentos e descartar os originais imediatamente após a digitalização, independentemente da legislação sobre guarda de documentos físicos.

(e)

Os documentos devem ser arquivados em pastas sem identificação, pois isso garante a confidencialidade, impedindo que pessoas não autorizadas saibam o conteúdo.