A Câmara Municipal de uma cidade precisa organizar o acervo documental, tanto físico quanto digital, para facilitar o acesso e a recuperação de informações históricas e administrativas. Um projeto de reestruturação arquivística foi iniciado, visando a otimização dos processos de guarda, classificação e tramitação. Qual é uma prática essencial para a organização eficaz de documentos em ambos os formatos?