Questões de Concurso

A Prefeitura de Santos está implementando um novo sistema de gestão documental para otimizar o acesso e a preservação de seus arquivos. A equipe responsável pela organização precisa classificar os documentos recebidos, garantindo que sigam os procedimentos adequados desde a entrada até o arquivamento final. Considere a importância da correta triagem e registro dos documentos para a eficiência administrativa.

(a)

A numeração sequencial de todos os documentos recebidos, independentemente do seu conteúdo ou origem, é a primeira etapa crucial para o controle e a recuperação futura.

(b)

A classificação dos documentos deve ser feita com base em um sistema de ordenação alfabética simples, garantindo que documentos similares sejam agrupados para facilitar a tramitação.

(c)

A conferência dos documentos obrigatórios, como ofícios e memorandos, deve ocorrer após a juntada ao processo principal, assegurando a completude antes do arquivamento.

(d)

A expedição de documentos para outras instituições só deve ocorrer após a devida autorização do setor de protocolo, que registrará a saída e o destino final para fins de controle.

(e)

O arquivamento de documentos correntes deve priorizar o acesso rápido, utilizando caixas organizadoras sem identificação detalhada, para agilizar a consulta diária.